Comment préparer et mener une réunion efficace et utile ?

Avant la réunion

Une réunion bien préparée est avant tout un moment productif. Elle permet d'améliorer la collaboration entre les équipes et l'émergence de nouvelles idées.

Étape 1 : Définir un objectif de réunion précis

L'un des pires constata que l'on puisse faire d'une réunion est que le coût généré soit supérieur au bénéfice.

Une réunion ne doit donc jamais avoir lieu si elle n'est pas strictement nécessaire. Pour savoir si elle nécessaire, posez-vous la question de son objectif. Pourquoi souhaitez-vous réunir plusieurs membres d'un projet ?

La première étape consiste donc à formuler à l'écrit :

• La raison pour laquelle vous souhaitez organiser cette réunion

• Deux à trois sujets à traiter (maximum)

• Les points clés pour chaque sujet (voire chaque sous-sujet) et les problèmes à résoudre

• Un temps imparti pour chacun des sujets

Étape 2 : Déterminer la liste des participants

Il est important de réfléchir à la liste des participants à l'avance. Les points à prendre en compte sont les suivants :

• Nombre de participants. Plus il y aura de collaborateurs, plus les décisions seront difficiles à prendre. À contrario, avec trop peu de participants, les objectifs seront plus difficiles à atteindre en raison du manque d'informations et de compétence de chacun. Aussi, sachez qu'un nombre impair fonctionne souvent mieux qu'un nombre pair, car il a tendance à polariser le groupe.

• Composition. Un groupe homogène réalisera un travail plus facilement, mais sera moins créatif. Un groupe hétérogène offre plus de valeur, mais a besoin de plus de temps pour s'entendre.

• Concurrence-coopération. Les groupes qui travaillent avec un objectif commun dans une optique de coopération se développent plus efficacement. De plus, leurs membres ont un niveau de satisfaction plus élevé, une meilleure communication interpersonnelle, une plus grande participation et de meilleures performances.

Étape 3 : Rédiger l'ordre du jour

Vos participants doivent arriver en sachant ce qui les attend. Ils doivent connaître leur rôle et leur valeur ajoutée dans cette réunion.

Pour cela, vous devez planifier le contenu à l'avance, l'ordre des sujets à discuter et le temps approximatif qui sera consacré à chacun d'entre eux.

Pensez à anticiper l'interaction en prévoyant l'intervention de vos collaborateurs à certains sujets.

Étape 4 : Envoyer les invitations à vos participants

C'est probablement la chose la plus importante : une réunion doit être préparée et son contenu doit être envoyé aux participants quelques jours avant la date de l'évènement.

Pensez à indiquer lieu et l'heure de la réunion ainsi que la liste de tous les participants.

Désignez au préalable une personne chargée de rédiger le compte rendu de réunion en privilégiant la personne qui aura le moins besoin d'être active durant cette réunion.

Enfin, n'oubliez pas de demander une confirmation de présence afin d'adapter l'ordre du jour en cas d'absence. Laissez également la possibilité à vos collaborateurs d'inclure des points à l'ordre du jour.

Étape 5 : Anticiper le côté matériel

Maintenant que votre réunion est prête sur papier, vous devez penser au concret.

Définissez précisément tout l'équipement dont vous allez avoir besoin :

• Taille de la salle

• Rétroprojecteur

• Micro

• Documents à imprimer

• Bloc-notes

• Stylo

• Bouteilles d’eau

Étape 6 : Réserver la salle adéquate

L'agencement d'une salle de réunion ne doit pas être laissé au hasard. Chaque type de réunion nécessite une disposition de table particulière.

• Table ronde : pour la réunion d'un comité de direction ou pour un entretien. En étant face à face, cette disposition favorise la participation de chacun.

• Table en U : pour un évènement regroupant une trentaine de personnes. Elle privilégie la visibilité et l’interaction entre les participants.

• Salle de théâtre : pour une présentation ou une projection sur un écran afin que tout le monde puisse voir.

• Disposition en salle de classe : pour une formation. Les participants doivent se sentir à l’aise pour écrire.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre article dédié à ce sujet : Comment choisir la disposition d'une salle de réunion ?

Pendant la réunion

Étape 7 : Rappeler et respecter l'ordre du jour

Avant de démarrer, penser à rappeler vos attentes en termes d'objectif, mais aussi de comportement. Essayez de mettre à l'aise les participants en les présentant au reste du groupe. Il est également nécessaire de préciser quelles variations de l'ordre du jour seront tolérées et comment le temps sera géré.

Étape 8 : Définir les actions futures

Lorsqu'elle touche à sa fin, pensez à faire un résumé de la réunion. Concentrez la dernière partie sur les décisions prises, les tâches assignées, les objectifs à atteindre et les délais de chacun.

Après la réunion

Étape 9 : Partager le procès-verbal de réunion

On l'oublie souvent, mais il est nécessaire d'avoir une trace des réunions passées.

Si vous avez bien suivi l'étape 4, vous devez normalement avoir désigné une personne responsable de la rédaction du procès verbal.

N’hésitez pas à utiliser un appareil d’enregistrement pour garantir l’exactitude du compte rendu. La tâche sera notamment plus simple pour la personne qui rédige le procès verbal.

Enfin, envoyez le procès verbal de réunion à chaque membre de la réunion ou téléchargez-le dans un fichier partagé pour que chacun puisse y revenir si besoin.